Mas qual a diferença entre o ERP e o BPM? São concorrentes ou complementares? Let's go for it.


Os sistemas de gestão integrada (ERPs) tem tido grande participação no mercado há anos, e o acesso a este recurso tem se tornado cada vez mais acessível ao passar do tempo, podemos confirmar este fato com o aparecimento de sistemas de gestão para pequenas e médias empresas, por exemplo, SAP Business One e os ERPs da TOTVS, Sênior, entre outros. Pode-se incluir no contexto a entrada de ERPs open source, como por exemplo o Odoo, que atende ao mercado que busca o desenvolvimento ágil e a redução de custos com licenciamento de software.

Os ERPs tem se mostrado muito eficientes no controle dos processos, e principalmente em prover uma visão integrada dos departamentos, permitindo que a organização tenha rastreabilidade de seus produtos/serviços, como por exemplo, existe uma demanda para produzir um determinado produto, com um sistema de gestão integrada é possível identificar: (1) requisição de compra do material (insumo) e o colaborador que gerou a requisição; (2) fornecedor que realizou a entrega do material e quem deu o recebimento no almoxarifado; (3) data de retirada do material para a produção; (4) quem fez a requisição de retirada do material, quem retirou e quem entregou o material; (5) o insumo foi utilizado para a produção de qual lote; (6) quais colaboradores participaram da produção; (7) quando foi realizada a última calibração do equipamento utilizado na produção; (8) qual o transporte utilizado; e por fim, a qual cliente o produto foi destinado.

Ciclo produtivo

Obviamente que, o nível de rastreabilidade de um sistema de gestão pode variar com base na o implementação que foi realizada, e quais requisitos foram atendidos para prover a rastreabilidade necessária para o negócio.

Mesmo aumentando a participação dos ERPs para o controle e integração dos processos corporativos, apareceram os sistemas de gestão de processo de negócio, o BPM (BPMS - Business Process Management System/Suite) que também tem ganhado participação expressiva de mercado para controlar e monitorar os processos. Mas se o ERP permite que a organização controle seus processos, por qual motivo o BPM apareceu? É uma nova versão de ERP? Ao invés de implantar um ERP posso fazer a implantação de um BPM?

Primeiro é importante entender qual o objetivo de cada um destes sistemas, com uma breve descrição poderíamos simplificar da seguinte maneira.

  • O ERP é uma caixa de ferramentas pronta para uso, tem de forma nativa (standard) os principais processos do backoffice (financeiro, contábil, RH, compras, vendas), e módulos que atendem mercados específicos, como por exemplo, o módulo de produção, que estão prontos para serem implementados, com uma série de parâmetros (ferramentas) que podem ser selecionados para melhor atender um determinado negócio, ajustando os "parafusos" conforme as necessidade do business. Neste caso, o ERP é menos flexível, pois os processos já estão prontos, permitindo apenas as mudanças em parâmetros do sistema, parâmetros estes, limitados no produto que está sendo adquirido.

  • O BPM é uma caixa de ferramentas vazia, com um motor de processos, pronto para ser configurado. O próprio business desenvolve seus processos, atendendo em um formato taylor made (sob medida). Os usuários podem construir os processos para atender de forma integral suas necessidades.

O BPM tem entrado no contexto para preencher uma lacuna do ERP. Dentre as vantagens de se ter um sistema de gestão integrada, como por exemplo, a gestão das alçadas de aprovação, gestão dos centros de custo e a integração entre os diferentes departamentos, mas tem como desvantagem (lacuna) a inflexibilidade, que demanda a customização do sistema, que acaba sendo custosa, tanto para a implementação quanto para a manutenção dos itens customizados, e o ERP não faz a gestão do processo de negócio, faz o controle do processo.

Com um sistema de gestão de processo de negócio, é possível fazer o controle e o monitoramento do processo. Neste sistema o processo é desenvolvido do zero, do ponto de vista de projeto, as etapas são: (1) desenho do processo, que em um primeiro momento é apenas um fluxograma; (2) criação dos grupos de usuários que participarão do processo; (3) configuração do processo: parametrização do SLA (Service Level Agreement), que é o tempo máximo em que um determinada atividade tem que acontecer, grupo de usuários responsável por executar a atividade, criação das notificações que serão disparadas quando o SLA for excedido; (4) criação dos formulários que serão preenchidos durante o processo; (5) integração com outras aplicações.

Em uma situação prática, imagine uma organização que tem o interesse de implementar uma política de compras, na qual impõe que toda requisição de compra deve ser atendida em 4 dias úteis, desde a solicitação até o recebimento. Neste caso, um sistema ERP não irá controlar o SLA cada etapa do processo, irá controlar o processo de cotação e garantir que a compra seja realizada apenas para fornecedores cadastrados e homologados e terá as alçadas de aprovação do pedido, que garantirão a integridade do processo, porém não pode garantir que o processo aconteça em 4 dias úteis.

É neste momento em que o BPM entra, este tipo de sistema irá controlar as etapas/atividades do processo levando em consideração cada etapa e o tempo máximo que a mesma tem que acontecer para que a política seja cumprida, como por exemplo:

Neste caso o processo estará sendo orquestrado, cada grupo de usuário será responsável por determinada atividade em um tempo pré-definido, que caso seja excedido, o gestor poderá ser notificado, e desta forma o processo tenderá a acontecer no tempo definido pela nova política de compras. Este tipo de sistema também prove ao gestor a visão de quantos processos tem em aberto, quais estão sendo executados, quais excederam o SLA, permitindo que o gestor articule as demandas e garanta que o cliente interno e externo seja atendido com qualidade. Geralmente, os sistemas de gestão de processos disponibilizam ao gestor um dashboard para a gestão dos processos em um formato friendly user.

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Existem alguns autores que definem o casamento dos dois sistemas como, perfect couple. Os dois sistemas podem ser complementares, o ERP controlando e mantendo a integridade processo com as melhores práticas do mercado e o BPM dando flexibilidade ao processo e garantindo que o mesmo seja monitorado, orquestrado e acontecendo no process time necessário para garantir a competitividade do negócio.

O BPM também tem sido utilizado para ser o front-end da organização, quando a experiência do usuário no uso ERP não é adequada e muito menos intuitiva, ou quando existem vários sistemas legados que demandam que o usuário perca tempo interagindo com diferentes sistemas. Este contexto passa a impactar também a área de tecnologia que precisa manter sistemas e expertises diferentes, neste caso, o BPM passa a ser utilizado como front-end único, alimentando os sistemas legados através de uma camada de integração.

Mas este assunto "dá pano pra manga", ficará para o próximo artigo, see ya!

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