Os sistemas de gestão integrada (ERPs) têm tido grande presença no mercado há anos, e o acesso a essa tecnologia tem se tornado cada vez mais fácil com o passar do tempo. Esse fato é evidenciado pelo surgimento de sistemas de gestão para pequenas e médias empresas, como o SAP, TOTVS, Sênior, entre outros. Também podemos incluir nesse contexto os ERPs open source, como o Odoo, que atende ao mercado que busca desenvolvimento ágil e redução de custos com licenciamento de software.
Os ERPs têm se mostrado eficientes no controle de processos e, especialmente, em oferecer uma visão integrada dos departamentos. Isso permite que a organização tenha rastreabilidade sobre seus produtos e serviços. Por exemplo, diante de uma demanda para produzir determinado produto, um sistema de gestão integrada possibilita identificar: (1) a requisição de compra do material (insumo) e o colaborador que a gerou; (2) o fornecedor que entregou o material e quem o recebeu no almoxarifado; (3) a data de retirada do material para produção; (4) quem fez a requisição, quem retirou e quem entregou o material; (5) o lote em que o insumo foi utilizado; (6) os colaboradores envolvidos na produção; (7) a data da última calibração do equipamento utilizado na produção; (8) o transporte utilizado; e, por fim, o cliente ao qual o produto foi destinado.
Obviamente, o nível de rastreabilidade de um sistema de gestão pode variar com base na implementação e nos requisitos atendidos para prover a rastreabilidade necessária ao negócio.
Mesmo com o aumento do uso dos ERPs para o controle e integração dos processos corporativos, surgiram os sistemas de gestão de processos de negócio, conhecidos como BPM (BPMS - Business Process Management System/Suite), que também têm ganhado espaço para controlar e monitorar processos. Mas, se o ERP permite que a organização controle seus processos, por que o BPM surgiu? Seria uma nova versão do ERP? Ou será que o BPM pode substituir o ERP?
Primeiro, é importante entender o objetivo de cada um desses sistemas. Com uma breve descrição, podemos simplificar da seguinte forma:
O ERP é uma "caixa de ferramentas" pronta para uso, contendo de forma nativa (standard) os principais processos do backoffice (financeiro, contábil, RH, compras, vendas) e módulos que atendem a mercados específicos, como o módulo de produção. Estes módulos vêm prontos para implementação e oferecem uma série de parâmetros (ferramentas) que podem ser ajustados para atender melhor a um negócio específico, adaptando-se conforme as necessidades. Porém, o ERP é menos flexível, pois os processos já vêm configurados, permitindo mudanças apenas nos parâmetros do sistema, que são limitados conforme o produto adquirido.
O BPM, por outro lado, é uma "caixa de ferramentas" vazia, com um motor de processos pronto para ser configurado. O próprio negócio desenvolve seus processos, em um formato taylor-made (sob medida), e os usuários podem construir processos que atendam integralmente às suas necessidades.
O BPM surge para preencher uma lacuna dos ERPs. Apesar das vantagens de um sistema de gestão integrada, como a gestão de alçadas de aprovação, gestão dos centros de custo e a integração entre diferentes departamentos, há a desvantagem da inflexibilidade, que exige customização do sistema. Customizações são geralmente custosas, tanto em termos de implementação quanto de manutenção, e o ERP não realiza a gestão do processo de negócio, mas apenas o controle do processo.
Com um sistema de gestão de processos de negócio, é possível controlar e monitorar o processo desde a concepção. Em termos de projeto, as etapas são: (1) desenho do processo, que inicialmente é um fluxograma; (2) criação dos grupos de usuários que participarão do processo; (3) configuração do processo, com a parametrização do SLA (Service Level Agreement), que define o tempo máximo para cada atividade, o grupo de usuários responsável, além da criação de notificações para quando o SLA é excedido; (4) criação dos formulários preenchidos durante o processo; e (5) integração com outras aplicações.
Imagine uma organização que deseja implementar uma política de compras, estipulando que toda requisição deve ser atendida em até 4 dias úteis, desde a solicitação até o recebimento. Um ERP não controlará o SLA de cada etapa do processo, mas gerenciará o processo de cotação, garantindo que a compra seja realizada apenas com fornecedores cadastrados e homologados e que as aprovações necessárias sejam seguidas, assegurando a integridade do processo. No entanto, ele não pode garantir que o processo aconteça em 4 dias úteis.
É aí que o BPM se destaca: esse sistema controla cada etapa e atividade do processo, considerando o tempo máximo para que cada uma ocorra, conforme a política estabelecida. Por exemplo, o processo pode ser orquestrado de modo que cada grupo de usuários seja responsável por uma atividade em um tempo pré-definido; caso esse tempo seja excedido, o gestor pode ser notificado, o que ajuda a assegurar que o processo seja concluído no prazo.
Além disso, o BPM oferece ao gestor uma visão de quantos processos estão em aberto, quais estão em execução e quais excederam o SLA, permitindo uma gestão eficiente para atender tanto ao cliente interno quanto ao externo com qualidade. Normalmente, os sistemas de gestão de processos disponibilizam ao gestor um painel (dashboard) para a administração dos processos de maneira amigável e intuitiva.
Alguns autores referem-se à combinação desses sistemas como um "casal perfeito". Juntos, ERP e BPM podem ser complementares, com o ERP controlando e mantendo a integridade do processo com as melhores práticas do mercado e o BPM conferindo flexibilidade ao processo e garantindo que ele seja monitorado e orquestrado dentro do tempo necessário para garantir a competitividade do negócio.
O BPM também é usado como front-end da organização quando a experiência do usuário no ERP não é ideal nem intuitiva, ou quando há vários sistemas legados que exigem que o usuário interaja com diferentes sistemas, o que consome tempo. Esse contexto impacta também a área de tecnologia, que precisa manter sistemas e especializações diferentes. Nesse caso, o BPM pode ser utilizado como um front-end único, alimentando os sistemas legados por meio de uma camada de integração.
