Gestão de processos: mapear em EPC ou BPMN? Gerir a arquitetura empresarial ou automatizar processo?

É comum ver organizações e profissionais confusos, e consequentemente indecisos sobre qual caminho seguir quando se trata em modelar, mapear processos e gerenciar processos. Esta dúvida passa a existir devido a variedade de ferramentas disponíveis e falta de conhecimento do potencial que se pode atingir com esta atividade.

O mapeamento de processos tem como senso comum: "uma maneira de reter o conhecimento, documentar as atividades de um determinado processo e entendê-lo como um todo, da entrada do processo até a saída." Nesta onda de mapeamento, nasceram algumas maneiras de mapear e analisar processos, no caso do artigo, falamos do BPM (Business Process Management).

No BPM, existem duas notações conhecidas que são: o mapeamento no formato EPC (Event-Driven Process Chain) e a notação BPMN (Business Process Management Notation), sendo o BPMN o mais usado do mundo, porém, as notações não precisam ser vistas como modelos concorrentes, visto que, o formato EPC tem como objetivo mapear processos em uma visão de arquitetura empresarial e o BPMN para automatização de processos de negócio.

Para dar mais clareza nas diferenças dos modelos é importante destacar os resultados que cada um pode atingir.

Mapeamento de processos com o EPC (Event-Driven Process Chain)

Esta notação direcionada a cadeia de eventos de processos é popularmente utilizada em projetos de implementação do SAP, o fornecedor que utiliza esta notação em seus softwares é a Software AG.

O mapeamento realizado com a notação EPC possibilita que organização desenhe a arquitetura empresarial, incluindo no mapeamento a associação de diversos elementos em cada uma das atividades, por exemplo:

- Se a atividade é suportada por sistema ou é manual, os riscos, as competências, os papeis e responsabilidades envolvidas nas atividades, o departamento, e entrada e saída de documentos;

- A localização em que ocorre determinada atividade, os eventos associados ao processo e a interface entre eles, processo origem e processo destino, dando a famosa visão end-to-end, que é bastante explorada nos sistemas de gestão integrada (ERP).

A ideia é que ao final de um projeto de mapeamento de processos utilizando o EPC, seja possível (lista para análise)*:

Identificar o percentual de atividades manuais e sistêmicas;
% de riscos associados ao processo;
Importância dos sistemas envolvidos no processo, podendo realizar simulações, caso um sistema fique inoperante, quais atividades são diretamente impactadas;
% de departamentos e recursos envolvidos em um determinado processo;
Atividades passíveis de automatização;
% de atividades com retrabalho;
As atividades desempenhadas por recursos com diferentes graduações (júnior, pleno e sênior), com impacto direto a questões trabalhistas.

Figura 1 - Exemplo de modelagem utilizando a notação EPC

O mapeamento no modelo EPC facilita o entendimento sobre o processo em um contexto mais amplo, por possibilitar a inclusão de diversos elementos em cada uma das atividades, além de facilitar a geração de relatórios estatíticos do processo.

Com a arquitetura empresarial explicitada em desenhos de processos organizacionais, os analistas, especialistas e gerentes podem discutir em conjunto formas de:

Mitigar os riscos;
Aumentar o desempenho dos processos;
Simular uma mudança demandada por algum orgão regulatório ou por uma mudança de tecnologia;
Identificar etapas do processo que precisam ser medidas para melhorar a capacidade de gestão (lembrando o princípio da gestão que é: "só pode gerenciar o que se controla, e só se controla o que se mede").

A primeira objeção que pode passar pela sua cabeça é, mas todo este trabalho poderia ser desenvolvido na notação BPMN e os detalhes das atividades poderiam ser pontuadas em paralelo no Excel ou no Word, e você tem razão, esta é uma das maneiras que existe de detalhar elementos que não estão disponíveis na notação BPMN.

Mas o custo de análise fica mais alto, no sentido de que não é possível analisar o processo olhando para o processo modelado, seria necessário olhar o processo e os anexos/documentos que foram gerados junto com o mapeamento do processo em BPMN, por este motivo que é importante definir os objetivos da modelagem antes de decidir qual notação utilizar.

Mapeamento de processos com o BPMN

Podemos considerar a notação BPMN a mais utilizada no mundo para desenho de processos, utiliza-se esta notação para mapear todo tipo de processo coporativo. As áreas de tecnologia e processos e excelência operacional geralmente utiliza esta notação nos projetos de processos, no mapeamento AS IS, análise e mapeamento ou desenho de processo TO BE.

Independente da finalidade do trabalho, as organizacações acabam por optar pela notação mais conhecida e utilizada no mercado.

Dentre as motivações que as organizações tem em utilizar esta notação, acredito que a facilidade de encontrar colaboradores que a conhecem é a principal delas. É razoavelmente fácil de encontrar colaboradores que já mapearam processos com esta notação ou já participaram de alguma iniciativa em que a notação utilizada foi a BPMN.

Figura 2 - Representação de um processo modelado com a notação BPMN

Neste artigo tenho a pretensão de mostrar que existe possibilidade de complementariedade das duas notações.

Pensando no sentido das notações serem complementares, é exatamente no item 5 da lista para análise* do tópico sobre a notação EPC que entra a importância da modelagem em BPMN, no momento em que se identifica atividades passíveis de automatização.

A notação BPMN acomoda com facilidade demandas de tecnologia e facilita o entendimento sobre as atividades que são suportadas por um sistema, ou se é um script ou regra de negócio, abaixo disponibilizo a lista dos tipos de atividades:

Figura 3 - Tipos de tarefas/atividades da notação BPMN

A notação BPMN é o primeiro passo para o desenvolvimento do processo, ou seja, tornar o processo exequível, como por exemplo, utilizando uma sequência de atividades dentro de uma plataforma BPMS (Business Process Management System or Suite).

Na grande maioria das vezes este tipo de plataforma BPMS utiliza a notação BPMN.

Por padrão, o processo desenvolvido em uma plataforma desta categoria traz benefícios de controle de processo, principalmente em atividades que antes eram controladas manualmente, por e-mail ou arquivo excel, dando assim, visibilidade ao processo, ajuste de tempo de execução das atividades que antes não tinha ou demandava muito esforço para controlar.

O desenvolvimento de um processo com uma plataforma BPMS possibilita a aplicação prática do conceito de SLA (SLA - Service Level Agreement, em português, ANS - Acordo de Nível de Serviço), com a configuração da duração de cada uma das atividades do processo.

Figura 4 - Representação de um processo modelado com a notação BPMN para a automação

A capacidade e os benefícios trazidos por uma plataforma BPMS vão muito além do que foi destacado acima, como por exemplo, a flexibilidade e velocidade no desenvolvimento, cabendo assim a aplicação direta de uma metodologia de desenvolvimento ágil, bem como a capacidade de integração com os sistemas legados.

Conclusão

Em síntese, o mapeamento em EPC é muito utilizado no lean management para análises mais amplas do negócio e o mapeamento em BPMN pode ser uma opção mais popular em projetos voltados para a tecnologia, em projetos de implementação de um novo sistema ou soluções tecnologicas.

Pensando no sentido de complementariedade, a modelagem EPC pode ser utilizada em projetos para mapeamento AS IS (situação atual do processo) e TO BE ou Should be (situação futura do processo), possibilita uma análise rica dos processos e a modelagem BPMN pode ser utilizada com a finalidade de automatização de processos, o desenvolvimento dos processos em uma plataforma BPMS que na prática é desenvolvimento de software dentro da visão de gestão de processos.

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