É comum ver organizações e profissionais confusos e, consequentemente, indecisos sobre qual caminho seguir quando se trata de modelar, mapear e gerenciar processos. Essa dúvida surge devido à variedade de ferramentas disponíveis e à falta de conhecimento sobre o potencial que se pode alcançar com essas atividades.
O mapeamento de processos é geralmente entendido como "uma maneira de reter o conhecimento, documentar as atividades de um determinado processo e compreendê-lo como um todo, desde a entrada até a saída". Nesse contexto de mapeamento, surgiram várias abordagens para mapear e analisar processos; neste artigo, focamos no BPM (Business Process Management).
No BPM, duas notações principais se destacam: o mapeamento no formato EPC (Event-Driven Process Chain) e a notação BPMN (Business Process Management Notation). Embora o BPMN seja o mais utilizado mundialmente, as notações não precisam ser vistas como concorrentes, pois têm objetivos distintos. O EPC visa mapear processos com uma visão de arquitetura empresarial, enquanto o BPMN é orientado à automação de processos de negócio.
Para deixar essas diferenças mais claras, é importante destacar os resultados que cada modelo pode alcançar.
Mapeamento de processos com o EPC (Event-Driven Process Chain) - Gestão de processos
Essa notação, orientada para a cadeia de eventos de processos, é amplamente utilizada em projetos de implementação do SAP. O fornecedor que utiliza essa notação em seus softwares é a Software AG.
O mapeamento com a notação EPC permite que a organização desenhe a arquitetura empresarial, incluindo a associação de diversos elementos em cada uma das atividades, por exemplo:
Se a atividade é suportada por um sistema ou realizada manualmente;
Os riscos, competências, papéis e responsabilidades envolvidas nas atividades;
O departamento, as entradas e saídas de documentos;
A localização onde ocorre a atividade, os eventos associados ao processo e a interface entre eles, identificando o processo de origem e o processo de destino, dando a famosa visão end-to-end, muito valorizada nos sistemas de gestão integrada (ERP).
A ideia é que, ao final de um projeto de mapeamento de processos utilizando o EPC, seja possível:
Identificar o percentual de atividades manuais e sistêmicas;
Analisar os riscos associados ao processo;
Avaliar a importância dos sistemas envolvidos e realizar simulações caso algum sistema fique inoperante, identificando atividades impactadas;
Determinar o percentual de departamentos e recursos envolvidos em um processo específico;
Identificar atividades passíveis de automação;
Quantificar atividades com retrabalho;
Verificar as atividades realizadas por colaboradores de diferentes níveis (júnior, pleno e sênior), o que pode ter impacto em questões trabalhistas.
O mapeamento no modelo EPC facilita o entendimento do processo em um contexto mais amplo, pois permite a inclusão de diversos elementos em cada atividade e facilita a geração de relatórios estatísticos sobre o processo.
Com a arquitetura empresarial explicitada em desenhos de processos organizacionais, analistas, especialistas e gerentes podem, juntos, discutir formas de:
Mitigar riscos;
Aumentar o desempenho dos processos;
Simular mudanças exigidas por órgãos reguladores ou por novas tecnologias;
Identificar etapas do processo que precisam ser mensuradas para melhorar a capacidade de gestão (lembrando o princípio da gestão: "só se gerencia o que se controla, e só se controla o que se mede").
Uma objeção comum é pensar que todo esse trabalho poderia ser feito com a notação BPMN e que os detalhes das atividades poderiam ser descritos em paralelo, no Excel ou no Word. De fato, essa é uma alternativa para detalhar elementos não contemplados na notação BPMN.
Contudo, o custo da análise torna-se maior, pois não é possível visualizar o processo como um todo. Seria necessário consultar o processo mapeado e seus anexos/documentos. Por esse motivo, é importante definir os objetivos da modelagem antes de decidir qual notação utilizar.
Mapeamento de processos com o BPMN
Considerada a notação mais utilizada mundialmente para o desenho de processos, o BPMN é amplamente adotado para mapear todos os tipos de processos corporativos. As áreas de tecnologia, processos e excelência operacional geralmente utilizam essa notação em projetos de processos, tanto para o mapeamento "AS IS" (situação atual) quanto para a análise e mapeamento ou desenho do processo "TO BE" (situação desejada).
Independentemente da finalidade, as organizações acabam optando pela notação mais conhecida e amplamente utilizada no mercado.
A facilidade de encontrar colaboradores que conhecem o BPMN é uma das principais motivações para essa escolha. É relativamente fácil encontrar profissionais que já mapearam processos com essa notação ou que participaram de projetos nos quais o BPMN foi adotado.
Neste artigo, proponho mostrar que existe a possibilidade de complementaridade entre as duas notações.
Ao pensar nas notações como complementares, a importância da modelagem em BPMN se destaca no item 5 da lista para análise do tópico sobre a notação EPC, especialmente no momento em que se identificam atividades passíveis de automação.
O BPMN acomoda com facilidade as demandas de tecnologia, facilitando a compreensão das atividades que são suportadas por sistemas, scripts ou regras de negócio. Abaixo, compartilho uma lista dos tipos de atividades que o BPMN contempla.
O BPMN é o primeiro passo para o desenvolvimento do processo, ou seja, para torná-lo executável em uma plataforma BPMS (Business Process Management System or Suite).
Na maioria dos casos, esse tipo de plataforma utiliza a notação BPMN.
Por padrão, o processo desenvolvido em uma plataforma BPMS oferece benefícios para o controle do processo, especialmente em atividades que anteriormente eram gerenciadas manualmente, por e-mail ou planilhas de Excel. Isso proporciona visibilidade ao processo, otimização no tempo de execução das atividades que antes demandavam muito esforço para serem controladas.
O desenvolvimento de um processo em uma plataforma BPMS permite a aplicação prática do conceito de SLA (Service Level Agreement, em português, Acordo de Nível de Serviço - ANS), configurando a duração de cada uma das atividades do processo.
As capacidades e benefícios trazidos por uma plataforma BPMS vão além dos já citados, incluindo flexibilidade e rapidez no desenvolvimento, o que facilita a aplicação direta de uma metodologia de desenvolvimento ágil, além da capacidade de integração com sistemas legados.
Conclusão
Em síntese, o mapeamento em EPC é amplamente utilizado em iniciativas de lean management para análises mais amplas do negócio, enquanto o BPMN pode ser uma opção mais popular em projetos voltados para tecnologia, como implementações de novos sistemas ou soluções tecnológicas.
Considerando a complementaridade, a modelagem EPC pode ser utilizada para o mapeamento AS IS (situação atual do processo) e TO BE ou Should Be (situação futura), permitindo uma análise aprofundada dos processos. Por outro lado, a modelagem BPMN pode ser usada com a finalidade de automação de processos, e o desenvolvimento desses processos em uma plataforma BPMS acaba funcionando como o desenvolvimento de software, dentro da visão de gestão de processos.
A SMR oferece soluções completas para esse tipo de demanda. Conheça o serviço de mapeamento de processos da nossa consultoria.
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Sobre o autor:
Fernando Veroneze é professor, escritor da Editora GEN Atlas e sócio diretor da SMR, especialista em gestão de projetos, processos e mudanças organizacionais com experiência de mais de uma década, incluindo projetos significativos em empresas como COPEL, Instituto Butantan, , Metalfrio, CNPEM, SESC, Marítima Seguros, Grupo Sipal e etc. Autor do best-seller "Gestão de Projetos", também é um educador em instituições como FIA, Mackenzie e Politécnica da USP, com mestrado em Administração e extensão na Universidade da California - Berkeley. Sua missão é impulsionar transformações organizacionais através da excelência em consultoria e formar líderes empresariais para o futuro.