top of page

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta essencial para a gestão, oferecendo uma representação visual detalhada do fluxo de trabalho dentro de uma organização. Conhecido por diversos nomes, incluindo fluxograma, diagrama de fluxo de processos, e modelo de processos, esta ferramenta facilita a compreensão das etapas envolvidas na produção de um resultado final, destacando as interações entre diferentes atores e funções.


O seu uso transcende setores, sendo aplicável em diversas organizações para identificar oportunidades de otimização e eficiência nos processos existentes. Ao revelar as nuances de cada etapa e participante envolvido, o mapeamento de processos torna-se fundamental para a identificação de áreas susceptíveis a melhorias, promovendo a eficácia operacional e a inovação contínua.



Entendimento de processos


Entender os processos de uma organização é essencial, e o mapeamento de processos desempenha um papel fundamental nessa compreensão. Através do uso de fluxogramas, como o exemplo simplificado do processo de fechamento de estoque, empresas de diversos setores - desde operações até finanças, cadeia de suprimentos, vendas, marketing e contabilidade - podem visualizar e dissecar as etapas e interações dos seus processos.


SMR Consultoria Desenho de Processos Mapeamento de Processos Mapeamento de processos AS IS Fernando Veroneze Gestão de processos Euax Falconi Mid
Figura 1: Exemplo de mapa de processo gerado como resultado do mapeamento de processos

Esta análise visual não apenas destaca áreas para a melhoria da eficiência operacional, mas também promove uma melhor integração entre os diferentes departamentos da empresa. Ao esclarecer o funcionamento dos processos, o mapeamento se torna uma ferramenta indispensável para a otimização de processos e a tomada de decisões estratégicas, reforçando o compromisso da organização com a inovação e a excelência operacional.



Benefícios do mapeamento de processos


O mapeamento de processos oferece uma série de benefícios para as organizações, agindo como uma poderosa ferramenta para identificar ineficiências, otimizar fluxos de trabalho e facilitar uma compreensão abrangente dos processos de negócio. Através da representação visual proporcionada pelos fluxogramas e mapas de processos, este método transcende as limitações das instruções escritas tradicionais, oferecendo uma comunicação clara e eficiente dos detalhes críticos de um processo.


Entre as vantagens chave do mapeamento de processos, destacam-se:


  • Aumento da compreensão dos processos: Ao visualizar as etapas de um processo, os envolvidos obtêm uma visão clara da sequência de atividades, facilitando a identificação de áreas que necessitam de melhoria.

  • Melhoria contínua: Os mapas de processos servem como uma base para a análise e otimização dos processos, permitindo identificar gargalos, redundâncias ou desperdícios que podem ser eliminados.

  • Documentação: Oferecem uma maneira estruturada e facilmente acessível de documentar os processos, servindo como referência para treinamento e conformidade.

  • Planejamento de projetos: Simplificam o planejamento e a execução de projetos ao destacar as etapas críticas e facilitar a atribuição de recursos.

  • Agilidade no desenvolvimento de projetos: A visualização clara dos processos permite um planejamento mais ágil e eficiente.

  • Comunicação visual efetiva: A representação gráfica facilita a compreensão de ideias, informações e dados complexos.

  • Facilitação da comunicação: Os mapas promovem uma melhor interação entre as partes interessadas, assegurando que todos tenham consenso do processo em questão.

  • Facilitação da tomada de decisões e resolução de problemas: Ao identificar claramente problemas e potenciais soluções, o mapeamento de processos auxilia na tomada de decisões estratégicas.

  • Visualização detalhada do processo (end to end): Desde o início até o fim, os mapas mostram cada etapa de um processo, incluindo suas conexões e sequências.

O mapeamento de processos não só melhora a eficiência e a eficácia operacional, mas também apoia a inovação contínua dentro das organizações, tornando-se um instrumento essencial para a gestão empresarial moderna.



Tipos de mapeamento de processos


No universo do mapeamento de processos, diversos tipos são empregados para facilitar a comunicação e a compreensão dos procedimentos organizacionais. Entre eles, alguns se destacam pela sua frequência de uso e relevância na otimização e no entendimento dos processos. Os cinco tipos mais abordados e que possuem grande relevância incluem:


Mapa Macro de Processos ou Cadeia de Valor: o mapa macro dos processos se assemelha ao conceito de um mapa de processo de alto nível, oferecendo uma visão panorâmica dos processos chave de uma organização. Este mapa ajuda na compreensão das conexões estratégicas entre diferentes processos e na identificação de áreas críticas para o sucesso operacional e estratégico.


Mapa de Processo na visão SIPOC: Este tipo de mapa fornece uma visão geral do processo, focando nas interações entre Fornecedores (Supply), Entradas (Input), Processo (Process), Saídas (Output) e Clientes (Customer). O SIPOC é uma ferramenta valiosa para obter uma rápida compreensão das funções principais do processo e de como ele se integra ao fluxo de valor da organização.



SMR Consultoria Desenho de Processos Mapeamento de Processos Fechamento de Estoque Fernando Veroneze SIPOC
Figura 2: Exemplo de mapa de processo gerado como resultado do mapeamento de processos utilizando a técnica SIPOC


Fluxograma de processo: O diagrama de atividades simplifica a visualização do fluxo de trabalho, destacando as principais atividades de um processo e seu sequenciamento lógico. Este diagrama foca exclusivamente no fluxo de tarefas, omitindo atores, áreas, riscos e outros elementos, para clarear o racional sequencial entre as atividades. É uma ferramenta eficaz para compreender rapidamente como um processo se desdobra do início ao fim.


Mapa de Processo: Este tipo de mapa foca na representação das atividades dentro de um processo, com a representação das áreas e atores envolvidos, anotações, riscos, identificação de sistema utilizado na atividade e etc. Sua aplicação é essencial para identificar e eliminar desperdícios, otimizando o fluxo de trabalho e melhorando a eficiência geral.


Desenho Lúdico do Processo: é uma abordagem inovadora e menos convencional ao mapeamento de processos, que se distingue pelo seu foco na criatividade e engajamento. Ao invés de seguir os formatos tradicionais e técnicos dos mapas de processos, o desenho lúdico incorpora elementos gráficos divertidos, histórias e metáforas para representar as etapas e os fluxos de um processo. Esta técnica visa tornar a compreensão dos processos mais acessível e interessante para todos os envolvidos, independentemente do seu nível de expertise técnica.


SMR Consultoria Desenho de Processos Mapeamento de Processos Mapeamento de processos AS IS Fernando Veroneze Gestão de processos Euax Falconi Mid Consultoria de mapeamento de processos
Figura 3: Representação de um desenho lúdico do processo de negócio

Cada tipo de mapeamento de processos oferece benefícios únicos para a análise e otimização dos processos organizacionais. A escolha da ferramenta mais eficaz depende do contexto específico, sem uma regra única para todas as situações. A seleção adequada é essencial para atender às necessidades e objetivos do processo em análise.


Etapas do mapeamento de processos


O mapeamento de processos pode ser facilitado por softwares especializados, mas independente do software as atividade serão sempre semelhantes. A seguir, as etapas fundamentais para o mapeamento eficiente de processos:


1. Identificação do Processo:


Qual é o objetivo principal deste processo? Qual é a razão de existir este processo?

Esta pergunta ajuda a definir o escopo e a finalidade do mapeamento, assegurando que o processo seja visualizado com um objetivo claro em mente.


Quem são os principais interessados neste processo?

Identificar os envolvidos permite entender quem será afetado pelo processo e quem deve ser consultado durante o mapeamento.


2. Levantamento das Atividades:


Quais são as etapas críticas para o sucesso deste processo?

Compreender as atividades essenciais ajuda a priorizar o que deve ser incluído no mapeamento.


Existem tarefas que ocorrem em paralelo ou que dependem umas das outras?

Esta pergunta facilita a identificação de interdependências e atividades que podem ser executadas simultaneamente, influenciando a forma como o processo é mapeado.


3. Definição de início e fim:


Onde ou em que ponto o processo inicia?

Definir claramente o ponto de partida garante que todas as etapas subsequentes sejam incluídas no mapeamento desde o início.


Onde ou em que ponto o processo termina?

Conhecer o ponto de conclusão ajuda a delimitar o escopo do mapeamento, garantindo que todas as etapas necessárias para alcançar o objetivo do processo sejam consideradas.


4. Sequenciamento dos Passos:


Qual é a sequência lógica que maximiza a eficiência e minimiza os desperdícios?

Esta pergunta ajuda a organizar as atividades de forma que o processo seja o mais enxuto possível, identificando oportunidades de simplificação.


Existem pontos no processo onde decisões críticas são necessárias?

Identificar onde as decisões devem ser tomadas é crucial para incluir os losangos de decisão no mapa, esclarecendo possíveis bifurcações no processo.


5. Finalização e Revisão:


O fluxograma reflete com precisão todas as etapas do processo, conforme vivenciado pelos stakeholders?

Esta pergunta assegura que o mapa seja validado por aqueles que estão diretamente envolvidos no processo, garantindo sua fidelidade e utilidade.


Existem etapas no processo que podem ser otimizadas ou eliminadas para aumentar a eficiência?

Revisar o fluxograma com essa perspectiva permite identificar potenciais melhorias, estimulando a inovação e a melhoria contínua.


Os mapas de processos são ferramentas indispensáveis no ambiente corporativo, oferecendo visões claras e detalhadas das atividades organizacionais que são fundamentais para a identificação de oportunidades de melhoria. A representação visual dos processos não apenas facilita uma compreensão mais profunda de cada etapa envolvida, mas também promove uma colaboração efetiva entre os membros da equipe, reforçando a importância da comunicação no sucesso de qualquer projeto.


A SMR possui este tipo de solução, conheça o mapeamento de processos da consultoria.

 

Sobre o autor:

Fernando Veroneze é professor, escritor da editora gen Atlas e sócio diretor da SMR, especialista em gestão de projetos, processos e mudanças organizacionais, possui mais de 14 anos de experiência, incluindo projetos significativos em empresas como COPEL, Instituto Butantan, CNPEM, SESC, Marítima Seguros, Grupo Sipal e etc. Autor do best-seller "Gestão de Projetos", também é um educador em instituições como FIA, Mackenzie e Politécnica da USP, com mestrado em Administração e extensão na Universidade da California - Berkeley. Sua missão é impulsionar transformações organizacionais e formar líderes empresariais para o futuro.

Comments


Featured Posts
Recent Posts
Archive
Search By Tags
Follow Us
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Social Icon
bottom of page